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宴会的设计是指酒店宴会部在受理客人的宴会预定到宴会结束全过程中组织管理的内容和程序，在计划组织环节中,根据宴会规格要求，编制一份宴会组织实施计划的书面资料。
宴会部必须严格执行宴会的活动计划，这是为了确保宴会的质量--企业的生命。从宴会的程序分为三个阶段，即准备阶段、进行阶段和结束阶段，这三个阶段又可细分为受理预定--计划组织--执行准备--全部检查--宴前接待--开宴服务--结帐送客--整理结束等几个环节。
接受宴会预定时，应根据宴会的人数、要求、标准为宴会作好准备工作、准备工作应以宴会通知单和工作程序的形式通知有关部门。对于大型宴会和高规格宴会，在宴会前应召集所有的宴会服务人员和厨师长开会，介绍宴会程序，安排任务，使所有工作人员都了解情况，特殊菜肴的制作过程和上菜技艺，这样，可以防止宴会服务过程中出现手忙脚乱的情况，确保宴会能有条不紊地进行。各项工作准备好后，宴会经理应对每一项工作仔细地进行检查，及时纠正发现问题，使整个宴会举行做好各项准备工作，各就各位。
在客人预餐的同时，向顾客了解所有同宴会有关的要求，如举行宴会的日期、参加宴会的人数、宴会的形式、每人消费的标准以及所需提供的额外服务和物品、客人口味有什么特殊要求等，如果客人已决定预订，可将这些信息直接记入宴会登记本，这样可以防止与其它宴会重叠。宴会登记本上应把所有预订好的宴会和此有关的事项记录下来，如宴会的时间、地点等，必须有专人组织和布置这些事项，对未定下来的宴会，要与举办者保持联系，以求得最终的确定。对已定宴会的举办者同样需要保持联系，以便及时了解人数，日期的变更等信息，如果客人取消预订，则应和蔼地了解取消的原因。
对于大型宴会和高档次宴会，必须与客户签定合同，合同中要明确双方的权利和义务，所有经双方同意的特殊要求的项目亦要记入合同，签完合同后，通常应收取一定比例的预付金，假如举办者临时取消宴会，则根据合同规定将全部预付金或部分预付金还与客人，收取预付金及退回预付金的数目各餐厅是不同的，一般由餐厅根据情况而定。
在签置合同后，就应当画出宴会的场地安排图，这一般是对大型宴会而言，这些安排图应送至到有关部门并对用户出宴会通知单，宴会通知单也称为工作指令，宴会单是根据合同制定的，是指食品饮料和安排员工工作的依据，有些规定很细的合同复印件可作为宴会单使用，但应将价格抹去。 |
